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13.10.2010   -Data Content: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

(Konstanz, den 13. Oktober 2010) Neu im TZK: Unternehmen Data Content ist spezialisiert auf Digitalisierung von Papierdokumenten


Das Zeitalter des „papierlosen Büros“ hätte eigentlich schon vor einem Vierteljahrhundert anbrechen sollen. Die Wirklichkeit sieht jedoch anders aus: Nach wie vor gibt es für die meisten Geschäftsvorgänge mindestens ein Schriftstück, das archiviert wird.

Typische Beispiele hierfür sind Lieferscheine und Rechnungen. Um Platz zu sparen oder um bei Bedarf einen Vorgang schneller bearbeiten zu können, digitalisieren immer mehr Unternehmen diese Dokumente. Werden sie revisionssicher erfasst, so können die papierenen Originale vernichtet werden. Die Firma Data Content hat sich auf solche Systeme spezialisiert.

„Kaum zwei Firmen haben vergleichbare Rechnungsformulare“, erläutert Eberhard Ullrich, Gründer und Inhaber von Data Content. Dies erschwert die Zeichenerkennung bedeutend. Schließlich muss die Software die gewünschten Daten wie Rechnungs- und Kundennummer, Datum oder den Gesamtbetrag auf der Seite finden und den zugehörigen Wert ermitteln. „Eine hundertprozentige Erkennungsrate gibt es nicht“, erklärt Ullrich. Daher muss ein Teil immer von Menschenhand nachbearbeitet werden. Das dauert etwa zehn Sekunden, schätzt der Fachmann. Eine manuelle Übertragung benötigt bis zu zwei Minuten. Die automatisierte Erfassung von Belegen sei ab 10 000 Dokumenten pro Jahr sinnvoll, erläutert Ullrich. Dies sei günstiger, als eine möglichst hohe Erkennungsrate auf technischem Weg zu erreichen, so der Spezialist, der über 25 Jahre lang bei „Open Text Document Technologies“ – früher auch als CGK oder Océ bekannt – im Bereich der Hochleistungs-Zeichenerkennung gearbeitet hat.

In der Regel wird nicht die gesamte Rechnung erfasst und die einzelnen Positionen bleiben außen vor. „Diese tabellarischen Listen elektronisch auszuwerten ist noch viel aufwändiger, als die so genannten ‚Kopfdaten‘“, erklärt Ullrich. Liefert der Vergleich mit den Daten im Warenwirtschaftssystem keine Abweichungen, dann gelten alle Positionen als korrekt berechnet. Gerne würde der Data-Content-Chef noch einen Schritt weiter gehen: die gesamte Eingangspost könnte digitalisiert und mit Hilfe eines Zeichenerkennungssystems an den richtigen Empfänger im Unternehmen weitergeleitet werden. Viele Arbeitsabläufe ließen sich so vereinfachen, sagt Ullrich.

Der Spezialist sieht seine Aufgabe auch als Vermittler zwischen dem Lieferanten der von ihm empfohlenen System-Komponenten und dem Kunden. Und er sorgt für die nötige Optimierung der Software, indem er beispielsweise die Besonderheiten der wichtigsten Lieferanten und bestimmte Schlüsselworte berücksichtigt oder alternative Suchverfahren entwickelt.

www.datacontent.de

Autor: Nikolaj Schutzbach / Südkurier Medienhaus